成为公文写作高手必须经历的五个台阶

成为公文写作高手必须经历的五个台阶

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1、文件的中心内容是什么?比如相关工作的改善,主要是提出目前情况怎样?存在问题在哪个地方,解决方式、需要协调的事项在哪里;再如请求事项,拟请上级机关答复和解决问题等等。文件的中心内容,分析现状的目的是发现背后的问题,发现了问题要找到解决的办法,需要上级领导怎么协调都要写出来。要请示解决的事项就要让上级机关有什么方式需要解决什么问题。

  

2、根据文件的内容采取什么样的文种?比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况的简报;是针对下级的来文所反映的问题,写一个指示或复函,还是带一些规性的通知等都要把文种先定清楚,就选文种,中心不明确文种选了也没用,但是光有中心内容文种错了也不行。

  

3、要明确文件发送范围和阅读对象。比如,向上级汇报工作,还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导和有关部门人员阅读,还是向全体人员传达都是不一样的。因此发送的范围要非常的清晰而具体,阅读的对象也是要明确的。

  

明确发文的具体要求。例如,是要求对方了解还是要求对方答复,是供收文机关贯彻执行,还是参照执行、还是研究参考、还是征求意见呢。坚决地贯彻,研究参考、征求意见强度不同,要求的层次不同,在拟公文的时候要使人非常清晰地了解发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,要达到什么目的,只有对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草。心中无数不,这个“台阶”上不去,文章没办法起草,所以这是公文写作的第一个“台阶”,它包括四个要点。

  

“台阶2”,有了第一个“台阶”以后,第二个“台阶”就显得非常重要了,就是收集有关资料,进行调查研究

  

当我们发文的目的和主题明确以后,就可以围绕这个主题搜集积料进行一些调查研究。当然了,这也要根据具体的情况,并不是每一份公文都要进行这一步工作。例如我们写一份简短的通知、公告,一般来说就不需要专门做搜集材料和调查研究的工作,在明确发文主旨以后,稍稍地考虑一下就可以提笔写作了。

  

但是对于问题较为复杂,还要进行具体分析归纳;或者是拟订一篇幅较长的文件,工作的计划、工作总结、起草规章、条例、工作指示等,往往都搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。实际上就是讲的只要知道了情况,掌握一手的资料,才能心中有数、才能写出有实用价值、有意义的东西。

  

那么怎么拟写公文搜集材料和调查研究呢?一是收集有关书面的的文字材料,过去别人怎么做的,历史上有什么经验一定要收集出来;二是到实际当中搜集材料。例如说,要写本部门的年度工作计划,首先要查阅去年的工作计划及工作总结,以及参考有关先进同类企业、政府机关工作的计划,还要研究本部门所面临的形势、中心任务以及上级的要求等等。

 

总之,收集材料和调查研究,它是一个酝酿的过程,酝酿的过程是为了掌握全面的、大量的、现实的和深深的素材,了解问题的各个方面,为下一步的经过分析和思考认识的飞跃提供重要的准备。明确了主旨、精心调查研究这种基本功对公文写作者至关重要。有了上述两条就好象搞建筑的设计一样先有了建筑的材料、心中有了建筑的蓝图还要符合规划的要求,这个时候一位建筑师就要在他的思维当中,他的大脑中对所要建设的蓝图进行一个架构、一个规划。搞出来是什么样的试样有什么特色、有什么风格,要表达什么都是在这个阶段不断地酝酿、提炼、提升。

  

“台阶3”:有了第一个第二个坚实的基础之后,第三个“台阶”就是拟出提纲,安排结构。这个就是要画草图、搞设计的时候要有草图、要有一个架构、要有一个基本风格的选择,也就是基本格式的选择,是医院、是别墅、是幼儿园还是一个学校,还是个商店,先要找到它对应的体现功能的形式、格式。

  

在收集材料的基础上,草拟出一个写作提纲。而拟写提纲确是一个很重要的构思过程,文件的基本观点的形成就在这个阶段,这个时候可以召集相关的人员进行集体讨论和修改,使这个提纲日趋完善。因此资料全不全、方向明不明是写好提纲的关键。你写提纲的时候主笔人一定要静下心来找到最关键的因素,沉思考,沉思,沉下心来静静地思考里头的来龙去脉,要点、难点、节点,这个时候抓住要点,攻克了难点,就能够把提纲写好,进而实现了初步的观点。

  

召集有关人员的讨论,积极讨论的意义在于不同的角度、不同的层次上、在不同经验背景和知识背景下,加以丰富和完善、修改和提炼。这里面最重要的提炼在于抛弃那些没用的材料。没用的材料再好、这个材料再形象、再生动,但是在针对性不强的时候也是要放弃掉,为以后所用。这个第三个“台阶”就是提纲日益完善,完善的提纲已经是一个很好的架构,这个骨架的好归日后,为日后重选新的血液、新的材料提供了条件。

  

“台阶4”:落笔起草、拟写正文。这里有几个简单的要点。第一个观点要鲜明,用材要得当。观点鲜明就是说什么,清晰明白地表达出来,所用的材料支撑它的材料要得当。第二个要点是语句要简练,要交代清楚。

  

“台阶5”,反复检查,认真修改。这个修改实际上就是一篇好的公文磨出来,这个磨的过程有这么5点,第一个主题的修改。看你主题是否明确,主题的论述是否集中,主题的挖掘是否深刻。明确集中深刻是修改的基本尺度。我记得以前讲过,看一篇文章的好坏,好文章有5个层次,这个层次叫明、新、深、通、化也是一个道理,就是要明白,明白了有新意、有深度,深度体现在主题论述的集中度上,深度在主题挖掘的深刻中体现,但是光有明新深还是不够的,还是需要通,通就是把各种素材融会贯通,划者创新也,就是要形成有创新思想的观点。

  

所以主题的修改下头就是观点的修改,修改公文要考虑到关键是不是正确,符合不符合党和国家的政策。符合不符合法律合规,考虑的似乎正确、观点的似乎正确,这种正确的观点似乎正确地表达出来。

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